源泉徴収関連手続きおよび法定調書作成のためのマイナンバーの収集のお願い

給与支払報告書等の源泉徴収関連の手続きにおいて、給与等の支払いを受けた方とその扶養親族等のマイナンバーが必要となります。
従業員様とそのご家族などの場合、本人から提供されたことが明らかであれば、特に本人確認書類を提出していただく必要はございません。

各種支払調書など法定調書作成事務においては、報酬や不動産使用料等の支払先が個人の場合マイナンバーの記載が必要となります。
法定調書に記載する支払先のマイナンバーについても、提供を受ける際に身元確認をする必要があります。

法定調書制度の概要、源泉徴収事務・法定調書作成事務におけるマイナンバー制度の概要については以下の参考資料をご参照ください。
参考 法定調書制度について
参考 源泉徴収事務・法定調書作成事務におけるマイナンバー制度の概要

「個人番号(マイナンバー)提供のご依頼(印字された氏名・住所をもって本人確認とする場合)(雛形)」を利用して支払先にマイナンバーの提供を求める場合

2ページ目の「個人番号提供書」にあらかじめ支払先様の住所・氏名等を印字した上で送付すれば、返送された「個人番号提供書」に印字された住所・氏名と番号確認書類の内容が一致することをもって本人確認とすることができます。
免許証等の本人確認書類の添付は必要ありません。

「個人番号(マイナンバー)提供のご依頼(雛形)」を利用して支払先にマイナンバーの提供を求める場合

「個人番号提供書」へ住所・氏名等を印字せず、記入を支払先様にしていただく場合は番号確認書類の他に本人確認書類を添付していただく必要があります。

「マイナンバーを提供しないことについての確認書」について(マイナンバーの提供をしてもらえなかった場合)

税務署等からマイナンバーの記載がないことについての説明を求められた場合には、提供を求めたが提供されなかったという経緯について説明する必要があります。
この確認書があれば、マイナンバーを記載なしとしたことの根拠となります。
この確認書を利用しない場合や返送がなかった場合も、マイナンバーを取得できなかった経緯についてメモ等を残しておくことをお勧めします。